(ND) Lời khuyên cho một văn phòng “không giấy tờ”
1. Không sử dụng giấy, hãy chắc chắn rằng bạn sao lưu các tệp tin.
Trong hệ thống sao lưu truyền thống, bạn sẽ photocopy tài liệu và cất vào một thư mục, dán nhãn cho chúng để sau này bạn có thể xem lại từ những hộp lưu trữ. Các giải pháp sao lưu có thể bao gồm sao lưu trên một ổ cứng di động, hoặc sao lưu lên Internet, các địa điểm khác nhau để tối thiếu hóa các rủi ro của việc mất dữ liệu khi máy tính bị hỏng. Vì vậy, cần phải có một hệ thống để sao lưu các thông tin của bạn thường xuyên và phù hợp.
2. Cần có thời gian để chuyển thành văn phòng không sử dụng giấy.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách quét lại tất cả các hóa đơn bạn đơn nhận được vào hệ thống của bạn, sau đó mở rộng ra gồm tất cả các chứng từ kinh doanh nói chung liên quan. Ban đầu, bạn thậm chí có thể thấy rằng bạn đang tạo ra nhiều việc hơn thay vì giảm bớt được công việc – đặc biệt nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp.
3. Bạn sẽ cần phải sắp xếp lại văn phòng của bạn – một điều rất tốt.
Thường không có sự xáo trộn nào trong việc tiết kiệm không gian văn phòng khi bạn bắt đầu tập trung vào không sử dụng giấy. Các tài liệu của bạn vẫn được đặt trong các hộc to và bất tiện. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển sang văn phòng không s dụng giấy tờ, sự khác biệt trong không gian lưu trữ vật lý của bạn đang trở nên rõ ràng.
4. “Không giấy tờ” có ý nghĩa thực sự là sử dụng ít giấy tờ.
Bạn có thể loại bỏ các bản fax giấy, nhưng bạn vẫn có thể phải có một ít giấy trong văn phòng của bạn. Một vài đối tác sẽ vẫn muốn trao đổi với bạn bằng thư truyền thống, thuế và các yêu cầu điều chỉnh cũng có thể bắt buộc bạn phải làm một số việc trên giấy hoặc bạn cũng cần phải giữ một bản cứng của các hồ sơ kinh doanh trong quá khứ của bạn.
5. Tất cả mọi người đều phải tham gia.
Tất cả mọi người trong đó có đối tác, nhân viên công ty đều phải tham gia vào quá trình trao đổi như là một cách mới để làm việc. Mọi người phải hiểu cách để sử dụng các phần mềm mới, một số phần mềm có thể bạn chưa nhìn thấy bao giở, và bạn cũng phải học cách để làm quen với một môi trường mới.
6. Nhận ra rằng sử dụng ít giấy chỉ là bước đầu của việc giảm chi.
Văn phòng không sử dụng giấy sẽ giảm được chi phí in ấn, thư tín, vận chuyển và lưu trữ giấy. Về lâu dài thì còn rất nhiều các lợi ích khác trở nên rõ ràng hơn như: Giảm thời gian tìm kiếm giấy tờ bị mất khi bị xáo trộn. Khả năng truy cập các thông tin đã được sắp xếp từ các tệp tin trong máy tính chỉ trong vài giây mà không cần phải tìm kiếm trong văn phòng của bạn.