(ND) Làm gì để cuộc họp hiệu quả?
– Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
Trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết. Sau khi vạch ra được mục tiêu, bạn cần cụ thể hóa nó bằng cách suy nghĩ về kế hoạch tổ chức cuộc họp như thế nào để đạt được mục tiêu đó.
– Khi cần tổ chức họp, hãy thông báo sớm cho những người liên quan
Là người tổ chức cuộc họp, bạn nên rèn luyện thói quen quý trọng thời gian của những người tham gia. Thời gian và địa điểm phải được thông báo cụ thể đến từng người tham dự để họ chủ động sắp xếp công việc, tránh sự bị động hay đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Ngoài ra, các buổi họp nên được diễn ra vào giữa buổi để tránh thời gian bận rộn vào đầu ngày và tâm lý vội vàng lúc cuối giờ làm việc.
– Mời đúng đối tượng
Với những người có liên quan, hãy cẩn thận xem xét sự tham dự của họ là “bắt buộc” hoặc “tùy chọn”. Nếu là tùy chọn, bạn cần phải nói rõ trong thông báo họp để họ có quyền lựa chọn tham gia hoặc không. Ngoài ra, cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất.